¿Qué Actividades Realiza el Departamento de Compras?

La visión que tiene este artículo es enfocado a las Actividades que realiza el Departamento de Compras.

Enunciado de la función principal de compras: Anticiparse a lo que el cliente necesita, encontrarlo, especificarlo y cerrarlo allí donde sea antes que el resto.

Ponderación de la importancia de las Compras: entre el 50 y el 80% del coste de ventas es producido por las compras.

• Enumeración de actividades para lograrlo: iterativas, no estáticas, sobre la cadena de valor (no solo la cadena de suministro).

• Estudiar la composición actual de las compras mediante la clasificación de los ítems en base a categorías de productos y su impacto en el resultado en la empresa, utilizando las herramientas estratégicas que nos permitan optimizar el tiempo que destinamos a cada categoría.

• Apoyar en los procesos de pronósticos de compras para lograr la menor desviación posible y disminuir el tiempo en almacén, así como el mejor ajuste del replenishment de los stocks con la máxima eficacia y eficiencia.

• La función de compras deberá atender a cada uno de estos factores en mayor o menor medida, siempre mirando hacia delante (necesidades del cliente: tanto expresas como latentes) y por los retrovisores laterales (proveedores, distribuidores, socios) y traseros (competencia: suponiendo que vayan por detrás de nosotros…).

• Tomar decisiones de Comprar o Fabricar, y en caso de que la respuesta sea “comprar”: calcular la estimación el Coste Total de la Propiedad (costes añadidos por el hecho de la propiedad del bien) incluyendo el coste financiero de la actividad tanto en cuenta de resultados como en balance y flujo de caja.

• Prospectar y seleccionar los mercados en los que actuar tanto de: proveedores como de clientes, incluyendo el análisis geoestratégico de los mercados, así como la fiscalidad internacional aplicado a cada región del mundo.

• Visitar las regiones del mundo en las que se preseleccionan proveedores y visitar las fábricas in situ y a las autoridades regionales para la obtención de la máxima información acerca de los potenciales nuevos proveedores.

• Colaborar para facilitar los mejores medios de transporte, contratos y seguros para el aprovisionamiento de todos los puntos de producción o almacenaje de la compañía.

• Ajustar los procesos de relación con los proveedores: tanto en su relación profesional tangible de precio, tiempo, calidad, servicio técnico, como los intangibles de mejora de procesos informáticos y programas de relación avanzada de proveedores que nos lleven al deseado posicionamiento en el mercado.

• Escuchar las necesidades de los clientes y del entorno para dar respuesta a las mismas mediante la selección de las actividades internas de la empresa que le doten de una ventaja competitiva única y sostenible, adelantándose y dificultando su copia por la competencia, y obtenido argumentos comerciales irrebatibles y ahorros en descuentos derivados de las fortalezas internas.

• Si no es posible liderar internamente las actividades anteriores buscar alianzas que sustituyan la anterior figura compartiendo la ventaja competitiva integrándose aguas arriba o aguas debajo de nuestra actividad.

• Liderar todas las actividades de las acciones destinadas a la selección de proveedores: RFI, RFP, RFQ, Subastas y cualquier otro medio de seleccionar el mejor proveedor en base a los criterios y filtros utilizados secuencialmente para que la trazabilidad de la máxima transparencia a la actividad y participantes de cada proceso.

• Disminuir el riesgo de la actividad mediante el rastreo continuo de los drivers del mercado, y la salud económico financiera de los proveedores y del sector-grupo estratégico.

• Establecer la mejora continua de los procesos asociados a la compra y al resto de los departamentos en los que impactará la compra, implantando estímulos y remuneraciones extraordinarias sobre ahorros conseguidos por la implantación de procesos más ligeros y precisos.

• Trasladar a la sociedad el respeto por el medioambiente y la sostenibilidad y favorecer mediante acciones internas (proyectos sociales internos realizados por los propios equipos) y externas de comunicación en tal sentido que favorezcan el orgullo de pertenencia a la organización.

Espero que estos puntos sobre las actividades del Departamento de Compras te hayan interesado, si aún no has leído el artículo de «Calidad en las Compras: El Impacto y La Cadena de Suministro», te dejo el enlace aquí, es muy interesante: Ver Artículo de Calidad en las Compras